أشكال الاجتماعات التقليدية غير قادرة بشكل متزايد على تلبية احتياجات الاجتماعات المعاصرة. أصبحت مشاكل مثل العدد الكبير من الأشخاص الذين يجتمعون ، ومواد الاجتماعات المعقدة ، وصنع القرار غير الفعال في الاجتماعات مشاكل شائعة للاجتماعات التقليدية. إذا كان من الممكن استخدام حداثة المؤتمرات غير الورقية في الماضي كزينة فقط من قبل أولئك الذين لا يعرفون كيفية استخدامها ، فإن التيارنظام مؤتمرات بلا أوراقهو بالفعل "الدواء الشافي" للمؤتمرات.
غرفة الاجتماعات اللاورقية هي وضع اجتماع جديد تمامًا أصبح شائعًا في الصناعة في السنوات الأخيرة. هناك العديد من شركات نظام المؤتمرات الورقية الممتازة. فهي تدمج مجموعة متنوعة من تقنيات الاتصال الذكية ، وتقنيات الصوت ، وتقنيات الفيديو ، وتقنيات البرمجيات في جميع جوانب المؤتمر قبل وأثناء وبعد المؤتمر. من خلال التبادل الإلكتروني للملفات ، سيوفر الاجتماع للمستخدمين منصة مؤتمرات مريحة وفعالة للغاية ، كما سيجلب تجربة مؤتمرات جديدة. نظام المؤتمرات اللاورقي هو أكثر بكثير من مجرد تحقيق مؤتمرات ورقية. كما تحتاج إلى تلبية وظائف التفاعل الحر والربط بين مختلف الإشارات في غرف الاجتماعات متعددة الوظائف بالمعنى التقليدي.
تسببت أوجه القصور المختلفة في المؤتمرات التقليدية في حدوث صداع لعمال المؤتمرات والمشاركين: فالإعداد للمؤتمر يستغرق وقتًا طويلاً وشاقًا ، وهو ليس صديقًا للبيئة. الورقة المستخدمة في كل اجتماع تسبب الكثير من إهدار الموارد والتلوث البيئي ؛ المرونة ضعيفة ، وعندما تكون هناك اجتماعات مؤقتة أو اجتماعات طارئة ، أو عندما يكون هناك تغيير في الموظفين ، فإنهم غالبًا ما يكونون غير مستعدين بشكل كافٍ ، في عجلة من أمرهم ، وحتى علامات الأسماء المكتوبة بخط اليد تحدث من وقت لآخر ؛ أدوات العرض المختلفة مرهقة ومرهقة ، مثل دفاتر العرض وأجهزة العرض واللوحات البيضاء والورق والأقلام ومؤشرات الليزر ،لوحة اسم إلكترونية. .. يستغرق الأمر نصف يوم لفرز العناصر الكبيرة والصغيرة ، على المدى الطويل والقصير لكل اجتماع ؛ سرية الاجتماع ضعيفة ، ومن الصعب تدمير المعلومات السرية التقليدية للاجتماع في الوقت المناسب بعد الطباعة ، كما يصعب ضمان سرية الاجتماع ، يمكن لنظام المؤتمرات اللاورقي أن يحدد وضع اجتماع سري ، ولا يمكن نسخ المواد الموجودة في الاجتماع السري ، ويمكن لبصمات المشاركين تسجيل الدخول لضمان سرية الاجتماع ؛ تأثير المشاركة لمواد الاجتماعات التقليدية رديء ، أي أجهزة العرض التقليدية لغرفة الاجتماعات ، أجهزة كمبيوتر لوحية ، لم يتمكنوا من تلبية الأشكال المتنوعة المتزايدة لمواد الاجتماع ، وكان تقاسم المواد ضعيفًا ، لذلك من المستحيل ضمان حصول المشاركين على المعلومات بدقة. صنع القرار في الاجتماع غير فعال. الاجتماع دائما يناقش ويناقش... ولكن من الصعب دائما التوصل إلى نتيجة. رفع الأيدي والعد والتسجيل عند التصويت ، وحتى عد الملاحظات عند التصويت بشكل مجهول. هذه الوظائف ليست جادة في أن وظيفة التصويت في الاجتماع الذكي اللاورقي يمكن أن تحدد خيارات التصويت مقدمًا ، ويمكنها أيضًا زيادة التصويت مؤقتًا. يمكن أن تكون مجهولة الهوية ومسجلة ، وكفاءة صنع القرار عالية. يمكنه أيضًا تحليل نوع التذكرة على الفور.
يعد نظام المؤتمرات اللاورقي جزءًا من النظام التفاعلي غير الورقي ، والذي يستخدم تكنولوجيا الاتصالات الحديثة ، والتكنولوجيا الصوتية ، وتكنولوجيا الفيديو ، وتقنية برمجية لتحقيق المؤتمر اللاورقي من خلال التبادل الإلكتروني للملفات. ميزاته هي نقل الملفات المتصلة بشبكة ، وعرض الملفات الإلكترونية ، وتحرير الملفات الذكي ، وإدخال وإخراج الملفات التي يمكن التحكم فيها. ميزة أساسية لنظام المؤتمرات اللاورقي هي أن غرفة المؤتمرات مجهزة بشاشة كبيرة لعرض الفيديو العام وشاشة عرض مقعد يتم التحكم بها بشكل فردي واستخدامها من قبل كل مقعد. عند اختيار عرض المقعد أو العرض غير المتزامن ، يتم تشغيل المحطة الذكية من قبل المشاركين أنفسهم ، في هذا الوقت ، المحطة الذكية تشبه الكمبيوتر القياسي المستقل ، ويمكن لكل مشارك التبديل بشكل مستقل بين العرض المتزامن أو العرض غير المتزامن للإشارات العامة بمفتاح واحد.
تشمل المعدات التي يغطيها نظام المؤتمر اللاورقي الأنظمة الصوتية وأنظمة الفيديو وأنظمة المؤتمرات السحابية والبرامج التفاعلية للمؤتمرات غير الورقية وأنظمة البرامج التي توفر خدمات المؤتمرات ووسائل مساعدة المؤتمرات ، وأنظمة رفع الشاشة أو التقليب لكل مقعد. نظام العرض المعروض أو sشاشة التزيين ، بالإضافة إلى مفتاح الشبكة ، ونظام التحكم المركزي ، ومشغل دي في دي ، ومصفوفة الفيديو هي أيضًا معدات تحتاج غالبًا إلى تهيئتها في قاعة المؤتمرات.
يجب أن يكون نظام المؤتمرات اللاورقي أولاً نظام مؤتمرات ذكي. الذكاء هنا ليس فقط لتحقيق الإدارة والتحكم الذكي في المعدات المستخدمة في قاعة المؤتمرات ، ولكن أيضًا لتوفير أدوات وخدمات ذكية لعملية المؤتمر ، والأهم من ذلك ، لتكون قادرة على تحقيق ذكاء عملية المؤتمر ، وأساليب الاستخدام ، وحتى استرجاع البيانات وتغيير صنع القرار في المؤتمر. وفي الوقت نفسه ، فإنمعدات اجتماعات المؤتمراتيجب أن تتكيف وتتوافق مع التطور السريع لتكنولوجيا المعلومات ، العدد الهائل من منتجات البرمجيات ، وصنع القرار الذكي الذي اقترحه النمو الهائل للبيانات الخلفية وموارد المعلومات بسبب ظهور الإنترنت والحوسبة السحابية والبيانات الضخمة.
تتمحور حول محطات شاشة LCD تعمل باللمس (شاشات LCD تعمل باللمس ، وألواح المؤتمرات ، وما إلى ذلك) ، فهي تدمج فيديو عالي الوضوح ووظائف اتصال موحدة ، وظائف مشاركة تفاعلية ذكية متعددة الشاشات ، التحكم المركزي الذكي في قاعة المؤتمرات والحصول على الصوت والفيديو وأنظمة تقوية الصوت ، وما إلى ذلك ، لتشكيل تجربة مؤتمرات ذكية "موجهة إلى الناس". فهو يدمج وظائف المؤتمرات على محطة العرض الذكية إلى أقصى حد (تسجيل الدخول بالفيديو ، وخدمة المكالمات ، وتقديم العروض ، والتصويت ، وإرسال الرسائل القصيرة واستلامها ، وعرض المستندات غير المتزامن ، مواد المؤتمر عرض متزامن وشروح مكتوبة بخط اليد ، والفيديو حسب الطلب أو البث المباشر ، وتصفح الإنترنت ، وخطب المؤتمر ، وما إلى ذلك) وتزويد المستخدمين بواجهة التفاعل الأكثر طبيعية بين الإنسان والحاسوب في شكل واجهة UI محاكية (تدعم تكبير قرصة متعدد النقاط على الشاشة السعوية ، اسحب الشاشة لتحويل الصفحات لقراءة التعليقات ، عمليات إرسال وحفظ) ، وكذلك تحقيق الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية والعمل التعاوني ، مشاركة ذكية وتحكم تفاعلي في المحطات الطرفية المتنقلة مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة العرض الذكية.
